Принципи зберігання інформації в базі знань базуються на ідеях звичайного стелажа книг. Так само, як і звичайні книги, книги бази знань можуть містити розділи та сторінки. Ви можете почати зі створення книги, яка виступає найвищим рівнем категоризації. Ідеальною ситуацією було б мати окремі книги для окремих тем.
У межах книги ви можете безпосередньо створювати сторінки або спочатку створити розділи. Розділи надають додатковий рівень групування сторінок для збереження організованості, але є необов'язковими. Вся інформація, яку ви записуєте, зберігається на сторінках. Хоча книги та розділи не містять інформацію, їм може бути надано короткий опис для допомоги в пошуку.
Як тільки ви починаєте накопичувати книги, ви можете почати використовувати книжкові полиці для організації ваших книг. Книжкові полиці можуть містити кілька книг, і одна книга може бути розміщена на кількох книжкових полицях.
Книжкові полиці, книги, розділи та сторінки мають встановлену колірну кодировку в базі знань для забезпечення їх легкої ідентифікації. Нижче наведені приклади стандартної колірної схеми. Зауважте, що вона може бути перевизначена адміністрацією вашої компанії.
Коли ви розпочинаєте роботу з вашою новою базою знань, ви можете організувати контент двома способами: ви можете спланувати структуру книг/розділів/сторінок або дозволити розвитку речей відбуватись природно з часом. Якщо ви вже знаєте як або вже маєте вміст, який буде розміщено в базі знань, то ймовірно, краще зробити план заздалегідь.
Якщо ви вирішите розвиватися природно, то, ймовірно, ви почнете з кожної великої категорії книги і додаватимете сторінки безпосередньо до цих книг. Починаючи мати багато сторінок в кожній книзі, ви почнете використовувати розділи для групування цих сторінок. Коли розділ стає занадто великим, ви, можливо, вирішите розділити його на власну книгу. У базі знань ви легко можете переміщувати розділи та сторінки між книгами та розділами, тому вам не потрібно хвилюватися про те, що потрібно буде переміщувати контент у майбутньому.
