Шаблони листів для співробітників та кандидатів

У системі існує можливість надсилати листи співробітникам та автоматизувати процес надсилання листів кандидатам, за допомогою створення та використання згодом вже готових шаблонів в однойменному розділі, як у ручному режимі, так і автоматизувати відправлення листів при зміні етапу вакансії.

Цей розділ також містить у собі вже створені стандартні шаблони листів, які ви можете редагувати або ви можете створити власні. А за допомогою тегів, ваші листи будуть персоналізованими і живими.

Створення шаблонів листів для кандидатів

Для створення нового шаблону необхідно клікнути на кнопку "Створити".

Процес створення шаблонів листів для кандидатів:

Після кліку на кнопку "Створити" відкриється форма створення, де потрібно провести дані дії:

• вибрати тип шаблону, заповнити поля «Назва шаблону» і вказати «Тему листа»;

• заповнити тіло шаблону з тегами, можна також прикріпити файл;

• провести збереження шаблону, натиснувши кнопку «Зберегти».

Теги можна вказати в темі або в тексті листа, після чого система підтягне потрібну інформацію - назву вакансії, ім’я кандидата, контакти відправника, тощо.

Процес редагування шаблону ідентичний. Для даної дії необхідно вибрати відповідну опцію, яка відображається в меню шаблону, натиснувши на три крапки.

Після збереження шаблон доступний для перегляду іншим користувачам, які мають доступ до розділу «Листи» або відправки листів.

Теги в шаблонах листів для кандидатів

• [[Ім'я кандидата]] – повне ім'я кандидата, яке відображається у його картці;

• [[Назва вакансії]] – назва вакансії, до якої вже прикріплений цей кандидат;

• [[Посилання на публічну вакансію]] – посилання на публічну вакансію, яка вже прикріплена до анкети кандидата, і має статус «Опубліковано» у вкладці  «Інтеграція» - «Публічна»;

• [[Назва компанії]] – назва компанії, яка вказана в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

• [[Адреса компанії]] - адреса компанії, яка вказана в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

• [[РНОКПП (ІПН)]] - ІПН компанії, який вказаний в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

• [[Ім'я відправника]] – повне ім'я з профілю співробітника, який надіслав цей лист кандидату;

• [[Email відправника]], [[Телефон відправника]], [[Skype відправника]] – корпоративна електронна адреса, телефон та логін Skype з профілю співробітника, який надсилає цей лист кандидату.

Дані для тегів "Ім'я кандидата", "Ім'я відправника" тощо додаються до листа в тому ж відмінку, як ці дані було заповнено в системі.

Способи відправки шаблонів листів кандидатам

• надсилання шаблону з картки кандидата;

• масове надсилання шаблону листа для списку кандидатів;

• автоматичне надсилання листа при зміні етапу вакансії;

При переведенні кандидата з одного етапу в інший, надсилаються листи, прикріплені до кожного з етапів.

Використані теги заповнюються відповідною інформацією. У випадку, якщо до тегу немає інформації, він відображається червоним кольором і користувач не зможе надіслати листа.

Для надсилання листів кандидатам необхідно підключити електронну адресу в налаштуваннях облікового запису.

Шаблони ланцюжків листів для кандидатів

Якщо необхідно відправити автоматично кандидату декілька листів, наприклад:

• Запропонувати кандидатам вакансію на розгляд, після чого нагадати, щоб отримати реакцію;

• Час від часу підтримувати зв'язок з потенційними кандидатами, і нагадувати про себе з новинами компанії тощо.

Тоді в нагоді стануть ланцюжки листів (follow up).

Щоб створити шаблон follow up, перейдіть у розділ "Шаблони" - вкладку "Листи", натисніть кнопку "Створити" та налаштуйте перший лист до кандидата.

Натисніть на "+ Додати лист" і налаштуйте наступний.

• Вкажіть через скільки днів після відправки першого листа, має відбутися відправка другого.

• Напишіть текст, додайте теги, щоб зробити ваш лист персоналізованим, прикріпіть файл за потребою.

• Натисніть "+Додати лист", і налаштуйте ще один.

Якщо кандидат відповість на лист з ланцюжку, ланцюжок буде розірвано і наступні листи з цього ланцюжка відправлятися не будуть.

Радимо попрацювати з копірайтингом тексту листів, щоб вони не виглядали як спам, а також формувати ланцюжки не більше ніж на 3 листи. 

Зробіть ваш процес рекрутингу цікавішим і результативнішим з follow up. 

Шаблони оферів

В розділі "Листи" ви можете створити шаблони оферів, які в подальшому зможете відправляти кандидатам.

В системі є декілька прикладів, які ви можете редагувати, дублювати або видалити.

Для того щоб створити шаблон оферу, потрібно провести такі дії:

• клікніть на кнопку "Створити";

• оберіть тип шаблону, активуйте чекбокс "Кнопки реакції на офер" та вкажіть назву шаблону;

• далі потрібно вказати тему листа, його текст та обрати мову кнопок "Приймаю офер" / "Мені не цікаво" (відображаються кандидату в листі);

• також ви можете прикріпити до листа файл, якщо це потрібно;

• збережіть налаштування.

Відправити офер можна як в профілі кандидата, так і прикріпивши лист до етапу вакансії.

Щоб відправити офер кандидату в його профілі, перейдіть у його профіль та натисніть на кнопку "Надіслати офер".

Наступним кроком, ви можете обрати вакансію та шаблон оферу, який хочете відправити кандидату. 

Відправити офер можна тільки по тій вакансії, до якої було прикріплено кандидата.

Ви можете також переглянути текст листа, відредагувати його, якщо потрібно, і потім клікнути кнопку "Надіслати". 

Кандидат отримає лист на пошту та може відреагувати на нього, клікнувши на кнопку про своє рішення.

Якщо кандидат прийме офер, його картка буде автоматично переміщена на етап "Прийнято офер", а якщо відмовиться - на етап "Відмова кандидата".
Також відповідальні рекрутери за вакансію отримають повідомлення про відповідь кандидата.

Вся інформація про відправлені офери збирається у Звіті "Відправлені офери. Про цей звіт ви можете прочитати в нашій статті. 

Створення шаблонів листів для співробітників

Для створення нового шаблону необхідно клікнути на кнопку "Створити".

Процес створення шаблонів листів для співробітників:

Після кліку на кнопку "Створити" відкриється форма створення, де потрібно провести дані дії:

• вибрати тип шаблону, заповнити поля «Назва шаблону» і вказати «Тему листа»;

• заповнити тіло шаблону з тегами, можна також прикріпити файл;

• провести збереження шаблону, натиснувши кнопку «Зберегти».

Теги можна вказати в темі або в тексті листа, після чого система підтягне потрібну інформацію - назву компанії, ім’я співробітника, тощо.

Процес редагування шаблону ідентичний. Для даної дії необхідно вибрати відповідну опцію, яка відображається в меню шаблону, натиснувши на три крапки.

Після збереження шаблон доступний для перегляду іншим користувачам, які мають доступ до розділу «Листи» або відправки листів.

Теги

• [[Співробітник]] – повне ім'я співробітника, яке відображається у його картці;

• [[Назва компанії]] – назва компанії, яка вказана в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

• [[Адреса компанії]] - адреса компанії, яка вказана в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

• [[РНОКПП (ІПН)]] - ІПН компанії, який вказаний в розділі  «Налаштування» - «Загальні налаштування»;

Дані для тегів "Співробітник" додаються до листа в тому ж відмінку, як ці дані було заповнено в системі.

Як відправити лист співробітнику

Надіслати лист співробітнику ви можете перейшовши в його профіль та клікнувши на іконку листа

Ви можете вибрати, від кого надсилати листа - особисто від себе або від компанії, а також додати отримувачів у копію чи приховану копію. Використовуйте теги, щоб з легкістю створювати більш персоналізовані повідомлення.

Для надсилання листів співробітникам необхідно підключити електронну адресу в налаштуваннях облікового запису або під'єднати загальний поштовий акаунт для надсилання листів від "імені компанії".

Підключення поштового акаунту до системи

Для надсилання листів від "імені компанії" ви можете підключити один або декілька поштових акаунтів в розділі "Налаштування" - "Поштові акаунти".

Доступ до блоку "Поштові акаунти" мають користувачі, в яких є доступ до загальних налаштувань системи.

Необхідно клікнути на кнопку "Створити акаунт", після чого ви можете підключити потрібну адресу.