Підключення email (для відправки листів співробітникам)

Надсилання листів співробітникам безпосередньо із системи — це зручний та ефективний спосіб комунікації, який дозволяє швидко доносити важливу інформацію, економить час на особистих зустрічах і телефонних дзвінках.

В системі HURMA ви можете надсилати листи від свого імені або від імені компанії.

Підключення особистого акаунту до системи

Користувачі з ролями «Адміністратор», «HR» та «Рекрутер» можуть підключити будь-яку електронну пошту до свого облікового запису HURMA. Для цього перейдіть у «Налаштування облікового запису» та відкрийте вкладку «Email».

Google

Щоб під'єднати обліковий запис Google необхідно:
1. Hатиснути на "Вхід за допомогою Google".
2. У віконці, яке відкриється, вибрати обліковий запис для підключення.
3. Hатиснути на "Дозволити", щоб ви могли надсилати та отримувати листи в HURMA.

Якщо у вас виникли складнощі із підключенням облікового запису Google, скористайтеся наведеними нижче інструкціями залежно від налаштувань вашого облікового запису.

Альтернативний спосіб підключення Google

1. Перейти на вкладинку "Email" та натиснути на опцію "Інша пошта"

2. Заповнити частину полів даними:

SMTP Сервер - smtp.gmail.com
SMTP Порт - 465
Метод шифрування - SSL
IMAP сервер - imap.gmail.com
IMAP порт - 993
Метод шифрування - SSL
Логін, Ваш email та IMAP логін — адреса вашої електронної пошти
Ім'я відправника — ім'я, яке вказано в акаунті Google
Пароль та IMAP пароль — пароль для додатків (буде згенеровано по інструкції нижче)

2. Перейти в налаштування вашого Google-акаунту

3. Підключити двофакторну автентифікацію. В меню обрати пункт "Security" та в блоці "How you sign in to Google" натиснути на "2-Step Verification"

4. На наступній сторінці натиснути на кнопку"Turn on 2-Step Verification"

5. Після підключення опції та оновлення сторінки потрібно створити пароль для додатку HURMA

Також радимо додати до налаштувань ваш номер телефону, якщо раніше ше не було додано. Це дозволить підтверджувати вхід в інших додатках за допомогою смс/дзвінку.

Якщо блок "App password" ("Паролі додатків") не з'явився на сторінці після її оновлення, ви можете повернутися на попередню сторінку та виконати пошук.

6. При створені паролю потрібно вказати "App name", наприклад, "HURMA" та натиснути на кнопку "Create"

7. Створений пароль необхідно скопіювати, прибрати зайві пробіли та внести у поля "Пароль" та "IMAP пароль" в HURMA

8. Останньою дією потрібно увімкнути функціонал IMAP, перейшовши на Gmail та обравши "See all settings"

Якщо опція IMAP у вас відсутня на Gmail або вже раніше була підключена, цей та наступний кроки можна проігнорувати.

9. Відкрити сторінку "Forwarding and POP/IMAP" та активувати опцію "Enable IMAP"

10. Повернутися до HURMA та натиснути на кнопку "Підключити"

Outlook

Щоб під'єднати Outlook необхідно:
1. Hатиснути на "Обліковий запис Outlook"
2. У віконці, яке відкриється, вибрати обліковий запис для підключення
3. Надати програмі HURMA доступ до ваших даних.

Інша пошта

Щоб під'єднати будь-яку іншу пошту необхідно:
1. Hатиснути на "Інша пошта"
2. Ввести дані про ваш аккаунт та поштовий сервер
4. Hатиснути на «Під'єднати».

Якщо ви налаштовуєте ці параметри вперше, рекомендуємо звернутися до служби підтримки поштового сервісу або до інших відповідальних у вашій компанії (наприклад, системного адміністратора), які зможуть вам надати ці дані.

Підключення поштового акаунту до системи

Для надсилання листів від "імені компанії" ви можете підключити один або декілька поштових акаунтів в розділі "⚙" - "Поштові акаунти".

Доступ до блоку "Поштові акаунти" мають користувачі, в яких є доступ до загальних налаштувань системи.

Необхідно клікнути на кнопку "Створити акаунт", після чого ви можете підключити потрібну адресу.