Шаблони вакансій (воронок) - це інструмент, який дозволяє один раз налаштувати стандартизовану послідовність етапів відбору та використовувати її для безлічі схожих позицій у компанії. Це значно економить час на створення нових вакансій та допомагає підтримувати порядок в аналітиці рекрутингу.
Нижче наведено детальний опис того, як працюють шаблони, як налаштувати причини відмов та на що звернути увагу під час редагування етапів, щоб не втратити історичні дані.
Щоб створити новий шаблон, перейдіть до розділу “⚙“ - “Процес найму“ - “Шаблони воронок“.
Кроки створення:
Натисніть кнопку створення нового шаблону та введіть його назву.
Додайте необхідні етапи з існуючого списку або створіть новий етап безпосередньо у вікні налаштування шаблону.
Розташуйте етапи в потрібному порядку. Зверніть увагу: система не дозволить переміщувати між собою етапи різних типів (наприклад, етапи "Оферу" завжди йтимуть після етапів "Залучення" та "Відбору").
Ви можете додати до конкретного етапу або відмови автоматичну відправку листа чи ліміт перебування на етапі, і ці налаштування працюватимуть лише всередині цього шаблону, автоматизуючи процеси для всіх прив’язаних вакансій.
Ви можете обрати один із створених шаблонів як базовий ("За замовчуванням"). Під час створення нової вакансії система автоматично запропонує вам саме цю структуру етапів, проте ви зможете змінити її за потреби.
Важливо розрізняти два типи редагування:
Глобальне редагування (через розділ “Рекрутинг“ - "Шаблони воронок"): якщо ви змінюєте порядок етапів або додаєте нові безпосередньо у налаштуваннях шаблону, ці зміни миттєво та автоматично застосуються до всіх вакансій, які використовують цей шаблон.
Локальне редагування (всередині вакансії): якщо ви перейдете в налаштування конкретної вакансії та почнете змінювати структуру етапів (додавати нові або змінювати порядок), система попередить вас, що ця дія відв'яже вакансію від шаблону. Після цього вакансія отримає статус "Без шаблону", оскільки її воронка більше не відповідає стандарту.
Коли ви вирішуєте застосувати новий шаблон до вакансії, яка вже має власну історію та структуру етапів (наприклад, зі статусом "Без шаблону"), система запускає спеціальний процес перенесення даних. Нижче детально описано, як працює механізм зіставлення (мапінгу) етапів та які технічні наслідки він має для вашої аналітики.
1. Як працює мапінг етапів
Якщо ви змінюєте структуру активної вакансії на шаблон, система запропонує вам вручну "перевести" кандидатів зі старих етапів на нові.
Процес зіставлення:
Перед вами з'явиться інтерфейс, де ліворуч - стара структура, праворуч - новий шаблон. Ваше завдання - вказати, куди саме мають перейти кандидати.
Гнучкість об'єднання: ви можете переводити кілька різних старих етапів на один новий. Наприклад, якщо раніше у вас були окремі етапи "Дзвінок", "Viber" та "Telegram", а в новому шаблоні є лише єдиний етап "Первинний контакт", ви можете змапити всі три старі етапи на цей один новий.
Обмеження за типами: система контролює логіку переходів. Наприклад, ви не зможете довільно змішати базові системні етапи різних типів - переведення можливе лише з етапу типу "Новий" на "Новий", або з "Прийнято офер" на "Прийнято офер". Інші активні етапи відбору можна мапити між собою більш гнучко.
2. Подвійне підтвердження (захист від випадкових дій)
Оскільки зміна структури в існуючій вакансії є незворотною, система вимагатиме підтвердження:
На етапі мапінгу вам потрібно буде відмітити спеціальний чекбокс: "Розумію, що зміни в воронках вплинуть на результати у звітах".
Після натискання кнопки збереження з'явиться ще одне фінальне модальне вікно з попередженням: "Зміни в етапах є незворотними та вплинуть на результати у звітах".
Тільки після цього застосування шаблону буде завершено.
