У оновленій версії HURMA з'явився новий централізований довідник - Бібліотека посад, знайти даний розділ ви можете перейшовши в “Налаштування“ - “Бібліотека посад“.
Раніше посада співробітника була простим текстовим полем у профілі та блоці «Кар'єра». Через відсутність єдиної бази виникали дублікати, помилки та різнобій у написанні посад, а будь-які виправлення доводилося вносити вручну й точково в кожному профілі окремо.
Тепер система використовує єдиний довідник посад. Будь-яке редагування назви посади в одному місці автоматично оновлює її значення по всій системі, підтримуючи актуальність даних і значно спрощуючи адміністрування.
Під час оновлення системи виконується автоматична міграція наявних текстових значень посад з профілів співробітників, кар'єрного блоку та сценаріїв до нової Бібліотеки посад. Міграція аналізує дані на наявність дублікатів та розподіляє їх за такими правилами:
Активні: сюди потрапляють посади, які призначені поточним (активним) співробітникам або використовуються в налаштованих сценаріях автоматизації. Якщо посада одночасно є у звільнених співробітників та в активних сценаріях чи кар'єрі поточного штату, вона мігрує як активна.
Архів: до архіву потрапляють посади, які фігурують виключно у профілях звільнених співробітників, або тільки в блоці «Кар'єра» (як у поточних, так і у звільнених співробітників).
Рівні доступу до розділу включають:
Перегляд - дозволяє лише бачити список посад без можливості вносити зміни;
Редагування - надає право редагувати назви посад та переводити їх між активними та архівними;
Створення - дозволяє додавати нові посади безпосередньо в розділі;
Видалення - дозволяє видаляти посади з бази.
У загальних налаштуваннях сторінка “Бібліотека посад” містить:
дві вкладки: “Активні” та “Архів”;
поле пошуку за назвою;
кнопку “Додати посаду”.
У вкладці “Активні” відображаються посади, призначені співробітникам, а також створені на майбутнє посади. Тут міститься стовпчик “Кількість поточних співробітників” із лічильником.
Додавання нової посади: довжина назви не повинна перевищувати 255 символів. Система здійснює автоматичну перевірку на дублікати. Якщо посада вже існує в архіві, HURMA не дозволить створити нову, а запропонує активувати архівну;
Редагування: при редагуванні назви посади у Бібліотеці посад зміни автоматично застосовуються та транслюються по всій системі, де ця посада фігурує;
Архівація: будь-яку посаду можна перевести в архів і навпаки. Заархівована посада залишається відображатися у профілях тих, кому вона вже була призначена, але стає недоступною для нового вибору. Якщо змінити заархівовану посаду в профілі на іншу та зберегти зміни, стара архівна посада більше не буде доступною у списку;
Видалення: видалити посаду можна лише тоді, коли вона не використовується у історичних кар’єрних записах співробітників. Для неактивних у системі посад відкривається стандартне вікно підтвердження видалення. Якщо ж посада призначена співробітникам, при спробі видалення система запропонує замінити її на іншу активну посаду або встановити варіант “Не вибрано”.
