У системі HURMA ви можете гнучко налаштовувати комунікацію з кандидатами за допомогою заздалегідь створених шаблонів листів як у ручному режимі, так і повністю автоматизуючи цей процес під час руху кандидата воронкою рекрутингу.
Під час створення та надсилання шаблонів ви можете використовувати динамічні теги (наприклад, ім'я кандидата, назва вакансії, контакти рекрутера тощо).
Усі використані теги автоматично заповнюються відповідними даними із системи;
Якщо в системі відсутня інформація для якогось із використаних тегів, він підсвічується червоним кольором. У такому разі надіслати листа буде неможливо, доки інформацію не буде заповнено або тег не буде видалено.
Цей спосіб підходить для точкової персоналізованої комунікації, коли рекрутеру необхідно переглянути повідомлення перед відправкою.
Як це працює: перейдіть у профіль або картку кандидата та оберіть потрібну дію (надіслати лист або надіслати офер);
Вибір шаблону: виберіть відповідний шаблон листа чи оферу, прив'язаний до вакансії кандидата або напишіть лист вручну;
Редагування перед відправкою: система автоматично підставить дані в теги, проте ви можете відредагувати текст, додати вкладення або файли безпосередньо у формі перед відправкою;
Контроль: після натискання кнопки «Надіслати» лист надсилається з вашої підключеної поштової скриньки.
Масова відправка дозволяє швидко комунікувати з групою кандидатів одночасно.
Ви можете обрати декількох кандидатів у списку та застосувати до них дію масового надсилання листа.
Якщо до етапу воронки прикріплено шаблон листа, але чекбокс «Автоматична відправка» залишається неактивним, лист надсилається за стандартною ручною логікою:
Контроль рекрутера: при перетягуванні картки кандидата на цей етап на канбан дошці або зміні етапу в картці відкривається діалогове вікно підготовки листа;
Перевірка даних: рекрутер може перевірити автоматично підставлені системою теги, скоригувати тему чи тіло листа, додати персоналізовані коментарі або прикріпити додаткові файли;
Підтвердження: лист надсилається кандидату лише після того, як рекрутер власноруч натисне кнопку «Надіслати» у відкритому вікні. Якщо в листі є незаповнені теги (відображаються червоним), відправити повідомлення без заповнення даних система не дозволить.
Цей спосіб дозволяє повністю автоматизувати комунікацію: листи або цілі ланцюжки повідомлень створюються та відправляються системою у фоновому режимі при потраплянні кандидата на етап.
Перейдіть до редагування етапів конкретної вакансії або в режим редагування шаблону воронки рекрутингу;
Додайте шаблон листа до потрібного етапу (або відкрийте вже прикріплений);
Увімкніть чекбокс «Автоматична відправка»;
Оберіть відправника листа та збережіть налаштування. Біля назви етапу з'явиться спеціальна іконка підключеної автовідправки.
«Той, хто виконав дію» (доступно у редагуванні шаблону воронки та вакансії) - лист надсилається з підключеної особистої пошти користувача, який перевів кандидата на етап або додав його до вакансії;
«Системний акаунт» (доступно у у редагуванні шаблону воронки та вакансії) - корпоративна скринька компанії, підключена в налаштуваннях поштових акаунтів. Листи надсилаються з цієї пошти, а відповіді кандидата також фіксуються в системі;
«Персональний акаунт» (доступно під час редагування етапів вакансії) - особиста синхронізована пошта конкретного користувача. Усі автовідправки з цього етапу надходитимуть саме з цієї адреси незалежно від того, хто з колег фактично змінив етап кандидату.
15-секундне вікно скасування: при переході кандидата на етап з автовідправкою з'являється спливаюче сповіщення з таймером на 15 секунд. Натискання кнопки «Скасувати» повністю скасовує створення листа або всього ланцюжка повідомлень;
Відкладена відправка (15 хвилин): якщо таймер минув або сповіщення закрито, лист потрапляє в чергу і надсилається орієнтовно через 15 хвилин після переміщення. До моменту фактичного надсилання лист можна видалити в профілі кандидата вручну.
Спрацьовування: надсилання активується при будь-якій зміні етапу (на канбан дошці, у профілі кандидата, через плагін AI Fox, по API, при масовому додаванні чи зміні шаблону воронки);
Перехід через кілька етапів: якщо кандидата переміщено одразу через кілька етапів з автовідправкою, формуються листи для кожного з них;
Етап «Новий»: якщо на етапі «Новий» налаштовано лист, але кандидата додають одразу на пізніший етап, лист з етапу «Новий» скасовується і надсилається тільки лист для цільового етапу;
Ретроспективність: активація автовідправки не надсилає листи кандидатам, які вже перебували на етапі до моменту увімкнення опції;
AI Screening: автоматичне переміщення через AI Screening відправляє лист лише тоді, коли на цільовому етапі активовано чекбокс автовідправки.
У профілі кандидата відсутній або вказаний некоректний email;
У відправника не підключено особисту пошту або обраний акаунт видалено/деактивовано;
Для відправника «Той, хто виконав дію» переміщення відбулося внаслідок системної дії (відгук із кар'єрного сайту, сайтів пошуку роботи, AI Screening, імпорт);
Текст листа містить теги, для яких системі не вдалося автоматично знайти дані;
Кандидат уже був на цьому етапі раніше, і лист для нього вже відправлявся або скасовувався.
У разі неможливості надіслати лист система відображає біля кандидата спеціальну іконку з попередженням.
