---
title: "Способи відправки листів кандидатам"
description: "Кандидати. Листи"
url: https://support.hurma.work/uk/articles/208-sposobi-vidpravki-listiv-kandidatam
collection: "Кандидати"
updated: 2026-11-13
language: uk
alternates: [en]
---

# Способи відправки листів кандидатам

Кандидати. Листи

У системі HURMA ви можете гнучко налаштовувати комунікацію з кандидатами за допомогою заздалегідь створених шаблонів листів як у ручному режимі, так і повністю автоматизуючи цей процес під час руху кандидата воронкою рекрутингу.

## Попередні вимоги та робота з тегами

> **Warning:** Для надсилання листів кандидатам необхідно підключити електронну адресу в налаштуваннях облікового запису.

Під час створення та надсилання шаблонів ви можете використовувати динамічні теги (наприклад, ім'я кандидата, назва вакансії, контакти рекрутера тощо).

-   Усі використані теги автоматично заповнюються відповідними даними із системи;
    
-   Якщо в системі відсутня інформація для якогось із використаних тегів, він підсвічується червоним кольором. У такому разі надіслати листа буде неможливо, доки інформацію не буде заповнено або тег не буде видалено.
    

![A recruiting CRM candidate screen is dimmed behind a message template preview; a red box highlights the “ Телефон відправника ” placeholder near the bottom of the message. Visible: Support manager, Етапи, Загальні, Опис, Лист до кандидата Петро Петров, Запрошення на співбесіду.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/YZTL8XSeLLYpqHQKtjy0eqvE4Y0tguK0aeNKp64ykD5iDazJCh5pSCQh01Hh7613aQ2gGm43ERH.png)

## Надсилання листа з картки кандидата

Цей спосіб підходить для точкової персоналізованої комунікації, коли рекрутеру необхідно переглянути повідомлення перед відправкою.

-   **Як це працює:** перейдіть у профіль або картку кандидата та оберіть потрібну дію (надіслати лист або надіслати офер);
    

![The candidate profile’s Листи tab is selected, with a red arrow pointing to it; the page shows no letters and options to write a letter or choose a template. Visible: Кандидати, Петро Петров, Профіль, Активність, Файли, Листи.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/j1FWwlZ1fvjghL0sKZfjfWadrh9dGRKuoJM5DT95MKcUqOiaGyH9gSeRhX8IF1znOJbFHuE9ouO.png)

![На сторінці кандидата у вкладці «Листи» відкрите меню з червоними рамками навколо пунктів «Надіслати офер» і «Надіслати email»; стрілка вказує на кнопку з трьома крапками. Visible: Кандидати, Петро Петров, Профіль, Активність, Файли, Листи.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/bb0iFRGboOOgz54vBMDhPHdZ4P3p4zDneXFWuNcdYlax7SaMBA1TLuOhZL02RGLRh7IbBOAYpUH.png)

-   **Вибір шаблону:** виберіть відповідний шаблон листа чи оферу, прив'язаний до вакансії кандидата або напишіть лист вручну;
    

> **Info:** Ознайомитись з процесом створення шаблонів листів кандидатам ви можете в статті [“Шаблони листів для кандидатів“](https://support.hurma.work/uk/articles/142-shabloni-listiv-dlya-kandidativ.md).

![У профілі кандидата на вкладці «Листи» відкрите вікно «Шаблони»; стрілки вказують на кнопку «Вибрати шаблон» і кнопку «Застосувати». Visible: Листи, Вибрати шаблон, Шаблони, Пошук, Ваша пропозиція, Запрошення на відеоспівбесіду.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/8CigBBuCuXlmAI48N7Znq0sq2pJYXnxhRGaSrCjoZLW9R7BBfFgXlsWWob3it6a3YQvMu4yNF61.png)

-   **Редагування перед відправкою:** система автоматично підставить дані в теги, проте ви можете відредагувати текст, додати вкладення або файли безпосередньо у формі перед відправкою;
    

![На вкладці «Листи» профілю кандидата Петро Петров червона рамка виділяє редактор тексту електронного листа. Visible: Петро Петров, Профіль, Активність, Файли, Листи, Написати лист.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/mNoA1quXYA05YUcK98WvnEcAyc6ZkfpaHvQLqRWKEQxX6NQVkRRdva3p9g4Ijie40MzG5CC9Pdm.png)

-   **Контроль:** після натискання кнопки «Надіслати» лист надсилається з вашої підключеної поштової скриньки.
    

## Масове надсилання листів

Масова відправка дозволяє швидко комунікувати з групою кандидатів одночасно.

Ви можете обрати декількох кандидатів у списку та застосувати до них дію масового надсилання листа.

![The Candidates list screen shows four search results, with two candidate checkboxes selected and a red arrow pointing to the bulk actions toolbar. Visible: Кандидати — 4, Знайти, Поле пошуку, Обрано - 2, Тег, Вакансія.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/oJ4tM0WuNju9j4yQY0VXNW1YsL3Ecub10aSlEh9KUiv3zvH0ZJk4q99FqGhAj2PMfQ8DdDgBPEb.png)

> **Warning:** Повідомлення надсилаються тільки тим кандидатам зі списку, у яких вказано коректну адресу електронної пошти.

## Ручне надсилання при переведенні на етап вакансії

Якщо до етапу воронки прикріплено шаблон листа, але чекбокс «Автоматична відправка» залишається неактивним, лист надсилається за стандартною ручною логікою:

![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/e3Zdu7OSW0qzCCROUMj3J0NwAIcEuMYs7UvNw8PU5UQ3BW5hTD9kIJoQxhaw4NgP89t5U0xAYEi.png)

![The «Відправка листа» modal on the vacancy stage-editing screen shows email settings and a red rectangle highlighting the unchecked «Автоматична відправка» option. Visible: Вакансії, Показати, Редагування етапів, Відправка листа, Надсилання листа кандидату під час переведення його на цей етап ваканс](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/mdbPxmTNHaVc9WTjydbxJxWurosdKjtl4ZuUAG7s5FgTZOX9SatEieU9pGz9OJjp99h2x0VCt23.png)

-   **Контроль рекрутера:** при перетягуванні картки кандидата на цей етап на канбан дошці або зміні етапу в картці відкривається діалогове вікно підготовки листа;
    

-   **Перевірка даних:** рекрутер може перевірити автоматично підставлені системою теги, скоригувати тему чи тіло листа, додати персоналізовані коментарі або прикріпити додаткові файли;
    

![Support manager vacancy screen shows a candidate email template; the red arrow points to the pencil edit icon beside the template title. Visible: Support manager, Етапи, Загальні, Опис, Воронка рекрутингу, Лист до кандидата Петро Петров.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/Sl1g4Ov5T0hzRhaCnOY0ppPiot0h2Bq0dqmJwqUDNbHUgDPr7qv8ifRRQtEiLR4dD8786ciPwtd.png)

-   **Підтвердження:** лист надсилається кандидату лише після того, як рекрутер власноруч натисне кнопку «Надіслати» у відкритому вікні. Якщо в листі є незаповнені теги (відображаються червоним), відправити повідомлення без заповнення даних система не дозволить.
    

![The Support manager screen shows a Ukrainian candidate email template editor, with a red outline highlighting the Надіслати button at the bottom. Visible: Support manager, Етапи, Загальні, Опис, Воронка рекрутингу, Кандидатив - 1.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/d05P30Sbs0TvbY2iZfD1hanNt9OWyU9WAaAKGAjQdZd05bScq2RZ1TG6pXqdVbJSMzrlT6SB5kT.png)

## Автоматичне надсилання при зміні етапу вакансії

Цей спосіб дозволяє повністю автоматизувати комунікацію: листи або цілі ланцюжки повідомлень створюються та відправляються системою у фоновому режимі при потраплянні кандидата на етап.

### Як увімкнути автовідправку

1.  Перейдіть до редагування етапів конкретної вакансії або в режим редагування шаблону воронки рекрутингу;
    

![The Support manager vacancy pipeline shows candidate stages and filters, with a red arrow pointing to the open menu’s “Редагувати етапи” option. Visible: Вакансії, Support manager, Етапи, Загальні, Опис, Воронка рекрутингу.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/r70SZ0flPI7yDnEtGC0k8v8K9mVrra4LFZHB8wWVYK1OoZrntbrxBKUcgjDl7rNv7lYCFvqrA1F.png)

![The “Налаштування” settings screen shows category cards, with a red box highlighting “Процес найму” in the “Рекрутинг” card and an arrow pointing to the top settings gear. Visible: Налаштування, Рекрутинг, Процес найму, Поля вакансії, Профіль кандидата, Кар'єрний сайт.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/bmmpcUlgG6vvsP9JL7MejGJzyLKW76ptZzc0pNGk0sEXqst4dJ8OqKZ3UY4UCHCS95oGAEPmNT5.png)

![The “Процес найму” page shows the Google hiring process template and its stages; a red arrow points to the pencil edit icon beside the template name. Visible: Налаштування, Процес найму, Шаблони воронок, Етапи вакансій, Причини відмов, Шаблони воронок.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/6ufGj6jC29DoF2EuONaoNFeAzDIsoa1XkWYdYpiTbVCvWpF2mMAtWWsEeCFw3NmrWIKy5ZY9JF6.png)

![Екран «Редагувати шаблон» із налаштуваннями етапів процесу найму; червона стрілка вказує на меню редагування етапу, де виділено «Відправка листа». Visible: Налаштування, Процес найму, Редагувати шаблон, Редагувати шаблон, Назва шаблону, Процес найму Google.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/oQLfjQ7eudBol0ULfdPw1kzE90IZqukjiJUeaXbCkPrmJzPtRGx2Ih8QVnwirZZXdPeinGKSYlO.png)

2.  Додайте шаблон листа до потрібного етапу (або відкрийте вже прикріплений);
    

![A highlighted modal titled “Відправка листа” appears over the “Редагувати шаблон” screen, offering options to create a new email or choose a template. Visible: Налаштування, Проц найму, Редагувати шаблон, Проц найму Google, Етапи, Відомі кандидата.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/dh55iTbitJ5AuAiIrUT1OYoLXxzxb05xAm0BL67mwyyQQ4sdGMmmNZmRclV4CeYUzW1GtmIvku0.png)

3.  Увімкніть чекбокс «Автоматична відправка»;
    

![The email template editing modal shows the checked “Автоматична відправка” option outlined in red, above sender, subject, and email content settings. Visible: Відправка листа, Автоматична відправка, Gmail/Outlook мають добові ліміти на кількість листів., Відправник, Той, що виконав дію, Тема листа.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/VFQRzHTLEkPNPMANjAcZAjoEcgk9zbWDtJOMFJMFPvBAaHNcilV6p3S7q6pRePvjGA6oLtm0T93.png)

4.  Оберіть відправника листа та збережіть налаштування. Біля назви етапу з'явиться спеціальна іконка підключеної автовідправки.
    

![У вікні «Відправка листа» на екрані редагування шаблону червона рамка виділяє список «Відправник» із вибраним варіантом «Той, хто виконав дію». Visible: Відправка листа, Надсилання листа кандидату під час переведення його на цей етап вакансії, Автоматична відправка, Відправник, Той, хто виконав дію,](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/Dfz2PWSUus42sIbddXHYbopK1FRBdnNhBW47u4kkAhEvHB7A8mRtLQaJa2lAeKKgzMn6W9rp7w6.png)

![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/G2ogKHDGqfeUHz0JxYyiXNOC0PilV6Kr64kLfCkyNawGEnTv0FLJ0liJ5RkUWifZaMiXdBzvdI6.png)

> **Info:** Зверніть увагу на попередження про ліміти: обмеження на кількість листів залежать виключно від вашого поштового провайдера (з боку HURMA обмежень немає).

### Вибір відправника листа

-   **«Той, хто виконав дію»** (доступно у редагуванні шаблону воронки та вакансії) - лист надсилається з підключеної особистої пошти користувача, який перевів кандидата на етап або додав його до вакансії;
    
-   **«Системний акаунт»** (доступно у у редагуванні шаблону воронки та вакансії) - корпоративна скринька компанії, підключена в налаштуваннях поштових акаунтів. Листи надсилаються з цієї пошти, а відповіді кандидата також фіксуються в системі;
    
-   **«Персональний акаунт»** (доступно під час редагування етапів вакансії) - особиста синхронізована пошта конкретного користувача. Усі автовідправки з цього етапу надходитимуть саме з цієї адреси незалежно від того, хто з колег фактично змінив етап кандидату.
    

### Таймер скасування та черга відправки

-   **15-секундне вікно скасування:** при переході кандидата на етап з автовідправкою з'являється спливаюче сповіщення з таймером на 15 секунд. Натискання кнопки «Скасувати» повністю скасовує створення листа або всього ланцюжка повідомлень;
    

![Канбан-дошка вакансії «Support manager» показує етапи кандидатів, картку Петра Петрова та панель фільтрів ліворуч. Visible: Вакансії, Support manager, Тестове місто, Відкрита, Етапи, Задачі.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/aHR3YDz1nldDCe8axy2Pygbp8SiA1RPy1QymUlBLxN7SzVFXPQXzrGLkk7pwww4GOZiJMOK0Mnf.png)

![The Support manager vacancy pipeline shows candidate stages, filter controls, and a candidate card in the First contact column. Visible: Вакансії, Support manager, Тестове міс..., Відкрита, Етапи, Задачі.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/WvTIv8weHS9kzqg2XmT1CWGxAbNGiVsVzigCYymYBE3xMkdxAwpgIqAKNk9a88wnNBjv0al1C0u.png)

-   **Відкладена відправка (15 хвилин):** якщо таймер минув або сповіщення закрито, лист потрапляє в чергу і надсилається орієнтовно через 15 хвилин після переміщення. До моменту фактичного надсилання лист можна видалити в профілі кандидата вручну.
    

![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/GffTn9fu2HOoqrLfSa3O3s6LvSS4lCfbEqPLwf8nZKxGKzxT3pqSofarNCh7l48DQxrF5HrTpOH.png)

![A red outline highlights a confirmation dialog for deleting a scheduled email in the candidate’s Листи tab. Visible: Видалити запланований лист?, Лист не буде відправлено, Видалити, Скасувати, Листи, Заплановане відправлення.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/YuL6d3mgmDeNbNGtHFidmIJp4CKrAZo8rPl1iqPR2ibgtLUj6d99rO6K2uEAxVqXT6XOWUTjFP9.png)

### Особливості роботи автовідправки

-   **Спрацьовування:** надсилання активується при будь-якій зміні етапу (на канбан дошці, у профілі кандидата, через плагін AI Fox, по API, при масовому додаванні чи зміні шаблону воронки);
    
-   **Перехід через кілька етапів:** якщо кандидата переміщено одразу через кілька етапів з автовідправкою, формуються листи для кожного з них;
    
-   **Етап «Новий»:** якщо на етапі «Новий» налаштовано лист, але кандидата додають одразу на пізніший етап, лист з етапу «Новий» скасовується і надсилається тільки лист для цільового етапу;
    
-   **Ретроспективність:** активація автовідправки не надсилає листи кандидатам, які вже перебували на етапі до моменту увімкнення опції;
    
-   **AI Screening:** автоматичне переміщення через AI Screening відправляє лист лише тоді, коли на цільовому етапі активовано чекбокс автовідправки.
    

### Коли лист не буде надіслано автоматично

-   У профілі кандидата відсутній або вказаний некоректний email;
    
-   У відправника не підключено особисту пошту або обраний акаунт видалено/деактивовано;
    
-   Для відправника «Той, хто виконав дію» переміщення відбулося внаслідок системної дії (відгук із кар'єрного сайту, сайтів пошуку роботи, AI Screening, імпорт);
    
-   Текст листа містить теги, для яких системі не вдалося автоматично знайти дані;
    
-   Кандидат уже був на цьому етапі раніше, і лист для нього вже відправлявся або скасовувався.
    

У разі неможливості надіслати лист система відображає біля кандидата спеціальну іконку з попередженням.

![The Support manager vacancy pipeline is open on the Stages tab, and a red arrow points to the envelope icon on Petro Petrov’s candidate card in First contact. Visible: Вакансії, Support manager, Тестове місто, Відкрита, Етапи, Загальні.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/N48CYHbhntVezgPfFG0sGcrSbFxhxouEymJB6jt8YTLTQofCTEkDVvnstNHN2HijmBAVBPPa62t.png)