Налаштування «Відпустка»

Загальні налаштування

Провести налаштування відпустки можна на сторінці «Налаштування» - «Відпустка».

Для налаштування доступні такі опції:

• Максимальна кількість днів для запиту - максимальна кількість днів відпустки, яку співробітник може вказати у одному запиті.

• Від'ємний баланс - опція, яка дозволяє співробітнику створити запит на більшу кількість днів, ніж у нього є на балансі. При цьому після затвердження запиту баланс стане від'ємний.

• Можливість робити запит на неповний день - опція, яка дозволяє створити запит не на весь день, а на частину дня (у годинах).

• Обов'язковий коментар у запиті - опція, яка не дозволяє співробітнику оформити запит без доданого коментаря.

• Обирати виконуючого обов’язки на період відсутності - функціонал, який дозволяє призначити іншого співробітника для виконання обов'язків працівника у тих запитах, де він був відповідальним на період його відсутності.

В списку доступні лише ті співробітники, які не мають затверджених відсутностей з типом “Відпустка“, “Лікарняний“, “Лікарняний з довідкою“, “З дому“, “Відрядження“ або “За свій рахунок“ на період, зазначений у запиті.

Запит, де було обрано виконувача обов’язків виглядає наступним чином:

Після затвердження даного запиту в профілях обох працівників буде відображено інформацію про заміну:

В запитах, де присутній виконуючий обов’язків, додається і співробітник, який відсутній, проте він не отримує сповіщення про створення запиту.

• Виконуючий обов’язки не може створювати запити на дати заміни - налаштування, якщо активовано, забороняє створювати запити або затверджувати запити, які були створені раніше на дати заміни.

• Відповідальний за замовчуванням - налаштування списку відповідальних за запит, які зможуть залишити коментар, реакцію тощо.

Детальніше логіку призначення відповідальних описали у статті "Налаштування списку відповідальних".

• Видимість коментарів відповідальному - призначений відповідальний зможе бачити всі коментарі до запиту, але тільки в межах призначення.

• Видимість коментарів співробітнику - співробітник, який зробив запит, зможе бачити коментарі усіх користувачів у своєму запиті.

Створення різних політик та призначення співробітникам

За замовчуванням в системі доступна одна політика нарахувань днів відсутності, яка буде застосовуватися всім користувачам системи, проте є можливість створити різні політики нарахувань. Наприклад, якщо співробітники з різних країн, які передбачають різну кількість днів відпустки.

Створення політики

Створити нову політику можна через кнопку «Додати політику», після чого відкриється форма, в якій ми можемо прописати правила для нарахувань та призначити її потрібним користувачам системи.

Нижче ми розберемо опції та режими, які доступні в формі створення політики.

Зміна політики співробітника

Встановити іншу політику ми можемо у формі її створення/редагування, клікнувши на кнопку «Додати співробітника».

При зміні політики нарахувань співробітникам, перерахунок їх балансів не здійснюється.

Також змінити політику можна в профілі кожного окремого співробітника, в блоках «Баланс» та «Компанія».

До речі, в блоці «Баланс» можна змінити персонально баланс співробітнику. Наприклад, якщо нам потрібно нарахувати йому персональним бонусом додаткові дні.

Необмежена кількість днів

При виборі опції «Необмежена кількість днів» в політиці, дні відсутності співробітникам будуть доступні «по запиту».

Щорічне нарахування

При виборі опції «Щорічне нарахування» в політиці, з 1 січня наступного року співробітнику буде надано встановлену в полі «Нарахувати днів на рік» кількість днів.

Також є можливість вибрати дію, яка буде проводитися 1 січня з балансом попереднього року, тобто дні будуть обнулюватися чи сумуватися з новим нарахуванням.

Автоматичний режим

При виборі опції «Автоматичний режим» в політиці, система автоматично буде нараховувати доступні дні співробітникам, залежно від встановленої кількості днів, частоти нарахування та персональної дати нарахування.

Персональна дата нарахування встановлюється у профілі співробітника у полі «Початок нарахування відсутностей у авторежимі».

При виборі цього режима доступні такі опції:

Нарахування днів за період - значення, яке нараховуватиметься співробітнику за відпрацьований період: 1, 6 та 12 місяців (в залежності від його персональної дати).

Одноразове нарахувати днів новому співробітнику - значення, яке одразу буде встановлено співробітнику, при створенні його картки в системі.

Скидання балансу - дозволяє встановити дату автоматичного обнулення балансу днів відпустки у зазначену дату. Доступні варіанти обнулення персонально кожні 6 або 12 місяців від персональної дати початку нарахування для співробітника.

• Обнулення — вибір режиму обнулення. При виборі «Скидати персонально», обнулення буде також проводитися в персональну дату співробітника, а при виборі «Скидати щороку» - є можливість вибрати спільну дату обнулення для всіх користувачів.

• Місяць, число - дата обнулення накопичених днів всім співробітникам (доступна при виборі «Скидати щороку» в пункті вище).

• Перенести днів на наступний рік - значення, до якого буде обнулено баланс співробітників. При цьому зміна балансу здійснюється лише якщо у співробітника баланс більший, ніж встановлене значення для обнулення.

Максимум днів автонарахування - можливість встановити ліміт для автонарахування. В цьому полі можна вказати кількість днів на балансі співробітника, до якого може здійснюватися автоматичне нарахування.

Цей параметр не впливає на ручне нарахування у профілі співробітника та у  розділі «Відпустка та запити».

Бонуси - ще одна корисна функція в цьому режимі, яка дозволяє налаштувати функцію автоматичного нарахування бонусу, після певного терміну роботи в компанії.

Таким чином, використовуючи нарахування бонусних днів відпустки, ви можете впровадити програму утримання співробітників, які працюють в компанії більше 1, 2 і більше років. 

• Бонуси — активація можливості нараховувати співробітнику бонусні дні після встановленого значення відпрацьованих місяців. Нарахування проводиться з тією ж частотою, яка зазначена у полі «Нарахування днів за період».

• Після, місяців — кількість місяців від дати найму співробітника, після якої всім працівникам нараховуватимуться бонусні дні.

• Призначити додатково, днів - кількість днів, яка буде нараховуватися спільно з основним нарахуванням.

Бонуси сумуються в системі, якщо співробітник пропрацював в системі період, який охоплює декілька бонусів одразу.

Ручне керування

При виборі опції «Ручне керування» в політиці, балансом співробітника можна буде керувати здебільшого вручну.

При затвердженні запитів, дні будуть списуватися з балансу автоматично.