Провести налаштування відпустки можна на сторінці «Налаштування» - «Відпустка».
Для налаштування доступні такі опції:
Максимальна кількість днів для запиту - максимальна кількість днів відпустки, яку співробітник може вказати у одному запиті.
Від'ємний баланс - опція, яка дозволяє співробітнику створити запит на більшу кількість днів, ніж у нього є на балансі. При цьому після затвердження запиту баланс стане від'ємний.
Можливість робити запит на неповний день - опція, яка дозволяє створити запит не на весь день, а на частину дня (у годинах).
Обов'язковий коментар у запиті - опція, яка не дозволяє співробітнику оформити запит без доданого коментаря.
Обирати виконуючого обов’язки на період відсутності - функціонал, який дозволяє призначити іншого співробітника для виконання обов'язків працівника у тих запитах, де він був відповідальним на період його відсутності.
Запит, де було обрано виконувача обов’язків виглядає наступним чином:
Після затвердження даного запиту в профілях обох працівників буде відображено інформацію про заміну:
В запитах, де присутній виконуючий обов’язків, додається і співробітник, який відсутній, проте він не отримує сповіщення про створення запиту.
Виконуючий обов’язки не може створювати запити на дати заміни - налаштування, якщо активовано, забороняє створювати запити або затверджувати запити, які були створені раніше на дати заміни.
Відповідальний за замовчуванням - налаштування списку відповідальних за запит, які зможуть залишити коментар, реакцію тощо.
Детальніше логіку призначення відповідальних описали у статті "Налаштування списку відповідальних".
Видимість коментарів відповідальному - призначений відповідальний зможе бачити всі коментарі до запиту, але тільки в межах призначення.
Видимість коментарів співробітнику - співробітник, який зробив запит, зможе бачити коментарі усіх користувачів у своєму запиті.
За замовчуванням в системі доступна одна політика нарахувань днів відсутності, яка буде застосовуватися всім користувачам системи, проте є можливість створити різні політики нарахувань. Наприклад, якщо співробітники з різних країн, які передбачають різну кількість днів відпустки.
Створення політики
Створити нову політику можна через кнопку «Додати політику», після чого відкриється форма, в якій ми можемо прописати правила для нарахувань та призначити її потрібним користувачам системи.
Нижче ми розберемо опції та режими, які доступні в формі створення політики.
Зміна політики співробітника
Встановити іншу політику ми можемо у формі її створення/редагування, клікнувши на кнопку «Додати співробітника».
Також змінити політику можна в профілі кожного окремого співробітника, в блоках «Баланс» та «Компанія».
До речі, в блоці «Баланс» можна змінити персонально баланс співробітнику. Наприклад, якщо нам потрібно нарахувати йому персональним бонусом додаткові дні.
При виборі опції «Необмежена кількість днів» в політиці, дні відсутності співробітникам будуть доступні «по запиту».
При виборі опції «Щорічне нарахування» в політиці, з 1 січня наступного року співробітнику буде надано встановлену в полі «Нарахувати днів на рік» кількість днів.
Також є можливість вибрати дію, яка буде проводитися 1 січня з балансом попереднього року, тобто дні будуть обнулюватися чи сумуватися з новим нарахуванням.
При виборі опції «Автоматичний режим» в політиці, система автоматично буде нараховувати доступні дні співробітникам, залежно від встановленої кількості днів, частоти нарахування та персональної дати нарахування.
При виборі цього режима доступні такі опції:
Нарахування днів за період - значення, яке нараховуватиметься співробітнику за відпрацьований період: 1, 6 та 12 місяців (в залежності від його персональної дати).
Одноразове нарахувати днів новому співробітнику - значення, яке одразу буде встановлено співробітнику, при створенні його картки в системі.
Скидання балансу - дозволяє встановити дату автоматичного обнулення балансу днів відпустки у зазначену дату. Доступні варіанти обнулення персонально кожні 6 або 12 місяців від персональної дати початку нарахування для співробітника.
Обнулення — вибір режиму обнулення. При виборі «Скидати персонально», обнулення буде також проводитися в персональну дату співробітника, а при виборі «Скидати щороку» - є можливість вибрати спільну дату обнулення для всіх користувачів.
Місяць, число - дата обнулення накопичених днів всім співробітникам (доступна при виборі «Скидати щороку» в пункті вище).
Перенести днів на наступний рік - значення, до якого буде обнулено баланс співробітників. При цьому зміна балансу здійснюється лише якщо у співробітника баланс більший, ніж встановлене значення для обнулення.
Максимум днів автонарахування - можливість встановити ліміт для автонарахування. В цьому полі можна вказати кількість днів на балансі співробітника, до якого може здійснюватися автоматичне нарахування.
Бонуси - ще одна корисна функція в цьому режимі, яка дозволяє налаштувати функцію автоматичного нарахування бонусу, після певного терміну роботи в компанії.
Таким чином, використовуючи нарахування бонусних днів відпустки, ви можете впровадити програму утримання співробітників, які працюють в компанії більше 1, 2 і більше років.
Бонуси — активація можливості нараховувати співробітнику бонусні дні після встановленого значення відпрацьованих місяців. Нарахування проводиться з тією ж частотою, яка зазначена у полі «Нарахування днів за період».
Після, місяців — кількість місяців від дати найму співробітника, після якої всім працівникам нараховуватимуться бонусні дні.
Призначити додатково, днів - кількість днів, яка буде нараховуватися спільно з основним нарахуванням.
При виборі опції «Ручне керування» в політиці, балансом співробітника можна буде керувати здебільшого вручну.
