Робота над вакансією

Створення вакансії

Для того, щоб створити вакансію необхідно перейти у розділ "Рекрутинг" та клікнути на кнопку "Нова вакансія".

Для створення вакансії достатньо заповнити обов'язкові поля та клікнути на "Зберегти".

На сторінці створення вакансії будуть доступні наступні поля:

• Заявка на вакансію - можливість обрати заявку на вакансію в статусі "Затверджена";

Блок "Загальна інформація":

• Назва вакансії (обов'язкове поле) - назва вакансії, яка буде також відображатися на кар'єрній сторінці;

• Назва компанії (обов'язкове поле) - назва компанії, в яку відбувається найм (доступне для заповнення компаніям з типом "Рекрутинг", який обирається на сторінці "Налаштування" - "Загальні налаштування";

• Статус вакансії - статус вакансії, який впливає на можливості роботи з цією вакансією та видимість;

• Дедлайн - дата, до якої потрібно завершити процес найму.

  

Блок "Команда":

• Філія - філія, до якої відноситься ця вакансія. Філії допомогають згрупувати вакансії та налаштувати їх видимість;

• Рекрутери - відповідальні рекрутери, які отримують повідомлення про нові відгуки та коментарі до вакансії. Також це закріплення дозволяє формувати звіт "Ефективність рекрутингу" по кожному окремому рекрутеру, а не тільки по вакансіям загалом;

• Поділитися вакансією зі співробітниками - додаткова опція, яка дозволяє поділитися вакансією з наймаючим менеджером. Додаючи в цей блок співробітників можна також обрати які блоки він буде бачити в картці кандидатів;

• Для яких команд - можливість обрати команди, для яких запущено процес найму. Ця опція не надає додаткових можливостей для членів цих команд;

• Кількість позицій (обов'язкове поле) - кількість позицій, які потрібно закрити в компанії в рамках цієї вакансії;

• Досвід роботи - потрібний стаж роботи кандидатів;

• Вид зайнятості - вид зайнятості на цій позиції;

• Володіння мовами - мови та рівень їх володіння потенційними кандидатами (список мов можна розширювати на сторінці "Налаштування" - "Словники");

Блок "Опис вакансії":

Усі поля, крім "Теги", будуть доступні на кар'єрній сторінці, якщо вакансія буде там опублікована.

• Теги - теги до вакансії, по яким можна відфільтровувати вакансії;

• Опис вакансії - загальний опис вакансії;

• Місто/Країна - локація, в якій буде працювати кандидат;

• ЗП - зарплатна вилка;

• Відмітка "Гаряча вакансія" - додаткова відмітка "вогник" навпроти вакансії, яка переносить вакансії на початок списку.

Ви можете редагувати опис вакансії за допомогою вбудованого WYSIWYG-редактора: форматувати текст, додавати заголовки, виділяти важливу інформацію, створювати марковані та нумеровані списки тощо.

На наступному кроці налаштовується воронка вакансії, а саме етапи відбору, які буде проходити кандидат.

Побудова воронки вакансії

Після того, як у формі створення вакансії натиснули на кнопку "Зберегти", необхідно налаштувати етапи роботи над вакансією або обрати потрібний шаблон воронки.

Для кожної вакансії можна налаштувати різні етапи вакансії. Причини відмов є спільними для всіх вакансій системи.

Базові дефолтні етапи (наприклад, «Новий» та «Прийнято офер») видалити неможливо, для них відсутня іконка видалення.

Є чотири категорії етапів у воронці:

• Залучення.

• Відбір.

• Офер.

• Найм.

Для того, щоб воронка рекрутингу формувалась коректно, рекомендується лінійно будувати етапи вакансії (зверху вниз по черзі), які буде проходити кандидат в процесі відбору на вакансію.

На будь-якому етапі відбору може статись відмова компанії або кандидата, але сама причина відмови не є етапом - це наслідок. Тому, всі причини відмов варто відслідковувати окремо.

У воронці доступні також фільтри:

• по даті надходження відгуків у вакансію;

• рекрутерам (співробітник, який переміщував кандидата з одного етапу на інший);

• джерелам (джерела пошуку кандидатів).

Додавання/редагування етапів вакансії

Додати нові етапи можна у формі створення та редагування вакансії.

Щоб додати потрібний етап, клікніть на кнопку "+Новий етап".

У вас відкриється модальне вікно з переліком етапів, які ще не додані до цієї вакансії (якщо етап вже є у воронці, він не відображатиметься в цьому списку). Виберіть необхідний етап зі списку та натисніть «Застосувати».

Якщо потрібного варіанту немає, ви можете створити новий безпосередньо з цього модального вікна, після чого він відразу стане активним для додавання до вакансії.

Важливо: зміни в етапах є незворотніми та вплинуть на результати у звітах по вакансії.

Зверніть увагу: якщо у користувача є доступ до вакансій, але немає доступу до полів рекрутингу в налаштуваннях, він зможе редагувати воронку, додаючи або переміщуючи лише існуючі в системі етапи. Кнопка створення повністю нового етапу для такого користувача буде відсутня

На даній сторінці також є можливість додати ліміт перебування кандидатів на етапі.

Ви можете ввести будь-яку кількість від 1 до 99 днів.

Додати ліміт перебування на етапі можна для будь-якого етапу, окрім “Прийнято офер“, “Відмова кандидата“ та “Відмова компанії“.

Після чого на картці кандидата ви будете бачити інформацію про час перебування на даному етапі.

Сіра плашка на картці кандидата повідомляє про те, що ліміт не перевищено, червона плашка - про те, що ліміт перебування на етапах вже перевищено.

Також, на цій сторінці можна встановити відправлення листа кандидату з ручним підтвердженням або повністю автоматичне, при зміні його етапу. Докладніше про це можна прочитати в статті “Шаблони листів для кандидатів”.

Після створення етапів вакансії та додавання хоча б одного кандидата, всередині вакансії буде доступна канбан-дошка, яка формує воронку вакансії.

Для зручності, при створенні наступних вакансій, список етапів підтягнеться з попередньої вакансії та їх можна буде відредагувати.

Додавання кандидатів до вакансії

HURMA дозволяє збирати всіх кандидатів на одній канбан-дошці, не відволікаючись на сторонні ресурси.

Ви можете побудувати автоматизований збір відгуків із різних джерел та працювати із прямим пошуком кандидатів, використовуючи напівавтоматизовані інструменти. 

Докладніше про це можна прочитати в статті "Робота із базою кандидатів".

При отримані відгуків, система перевіряє кандидатів на існування. Якщо кандидат вже існував у системі, до вакансії буде прикріплена його картка з усією історією взаємодій.

Налаштування відображення канбан-дошки

В процесі роботи над вакансією ви можете відредагувати етапи, однак це не рекомендується робити у випадку, якщо розпочато процес відбору кандидатів і вони переміщувались по канбан-дошці, оскільки це може "зламати" вашу воронку.

Для більш зручної роботи, ви можете змінити відображення етапів вакансії за допомогою меню. Наприклад, якщо вам не потрібно бачити частину воронки з етапами вакансії.

Також, ви можете обрати яку інформацію з профілів кандидатів хочете бачити на канбан-дошці.

Управління статусом вакансії

В процесі роботи над вакансією її статус може змінюватись. В системі HURMA доступні наступні статуси:

• Відкрита - вакансія відкрита, але ще не ведеться активна робота над її закриттям;

• В роботі - активно ведеться пошук та відбір кандидатів на вакансію (з цього статусу ведеться відлік днів вакансії в роботі);

• На паузі - пошук кандидатів призупинений з якихось причин або була закрита позиція, але потрібно доопрацьовувати кандидатів;

• Скасована - закриття вакансії більше неактуальне;

• Закрита - знайдено підходящого кандидата та вакансія закрита.

На кар'єрному сайті відображаються тільки ті вакансії, які знаходяться в статусі "Відкрита" та "В роботі".

Якщо вакансія знаходиться в статусі "Закрита" або "Скасована", до неї немає можливості додавати вручну кандидатів або рухати їх по канбан-дошці, оскільки система вважає, що найм було завершено повністю або скасовано.

Вказати статус вакансії можна в момент її створення/редагування в системі, а також керувати статусами можна в профілі вакансії та на сторінці "Вакансії". 

Вакансію можна закрити та відкрити повторно. На сторінці "Вакансії" її можна редагувати, дублювати або видалити назавжди.

Фільтрація вакансій

На сторінці "Вакансії" можна провести фільтрацію, натиснувши на іконку "воронка".

Фільтрація доступна по таким параметрам:

• статус вакансії;

• рекрутери - закріплені рекрутери за вакансією. Також можна використовувати опцію "Мої вакансії", щоб побачити вакансії, де вас закріплено рекрутером;

• мають доступ - співробітники, які мають обмежений доступ до вакансії (наймаючі менеджери додані у вакансію через опцію "Поділитися вакансією зі співробітником");

• теги;

• місто/країна;

• філії - філії, до яких прикріплені вакансії (філії допомагають групувати вакансії та налаштовувати їх видимість для рекрутерів);

• команди;

• шаблони воронок - дозволяє відобразити лише ті вакансії, до яких прикріплено обраний шаблон.